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審計檔案管理中存在的問題及改進路徑分析

【摘要】審計檔案的管理完善與否,直接關系到整個審計監督工作的準確度和專業程度,基于此點,在審計工作中不斷加強審計檔案的管理和完善工作是提高審計工作效率和準確性的重要環節。因此,本文分析研究了審計檔案的特點、審計檔案管理中存在的問題和改進的路徑。

【關鍵詞】審計檔案;存在問題;改進路徑

1審計檔案的特點

1.1程序性

        審計工作包含的環節和內容十分豐富和系統,具體有確定審計對象,成立審計小組,制定審計方案,發布審計通知,開展實際審計,完成審計報告,征詢被審計單位意見,檢查審計報告,得出審計結論等一系列彼此之間互相關聯的完整審計程序。上述的審計環節中,無論哪一個環節和項目出現了問題都會造成審計結果和相關報告數據的不準確,進而影響到后續工作的進行和開展。基于這一點,審計人員在進行審計工作開展的過程中,應該嚴格依照固有的審計工作程序進行,使得審計工作程序性不斷加強,有條不紊地進行工作。

1.2專業性

        作為一種比較特別的職能管理活動,審計工作成果必須能夠真實準確地記錄和反映整個審計監督過程,這樣一來,審計專業所特有的高度專業化和職能化就會得到突出的體現和加強。審計人員應該將這一專業性貫穿和落實到審計工作中的方方面面,同時應該強調審計檔案的極端主體地位的重要意義,將其最大化地利用和管理。

1.3法規性

        審計檔案的管理工作是嚴格按照國家的相關法律法規制定,并且遵照審計財政規章制度進行的。值得注意的一點,審計工作做出的結論和報告具有法律效力,而且在審計相關過程中產生的一系列文字、圖表、聲音影像等材料都被賦予了法律法規的效力。

1.4公正性

        由于審計工作具有的監督審查作用,這就要求審計工作必須具有極大的公正客觀性,無論是審計單位還是實際審計人員,都應該在審核、檢查、測試、評價等工作環節中嚴格堅持客觀公正、實事求是的原則,堅持做到以事實為依據,盡最大可能減少自身偏見和其他外部因素對于審計工作客觀公正性的影響和抑制,達到使審計報告能夠正確客觀地反映被審計單位的真實財務狀況。

1.5連貫性

        審計報告要想能夠完整真實地反映出被審計單位的財務真實狀況,審計人員對于整個審計項目的連貫審查和核實是不可或缺和極端重要的。從審計對象的確定,到審計機關的復審活動,直至審計報告的完成,這個過程中各環節是相互支撐、環環相扣的有機統一體。倘若其中有一個環節出現了細微的隔斷,就會導致整個審計報告出現偏差和失誤,給審計工作的準確性帶來威脅。值得注意的是,現實的審計工作中存在著一些審計活動需要跨年度進行,甚至一些基礎建設施工項目還存在著不同工期和年度階段的分類,這樣高跨度的審計工作就帶來了相關的審計難度,審計人員應該在全部審計活動結束之后進行立卷歸檔,從而確保整個審計活動和工作的連續有效性。

1.6系統性

        立案審計工作中,具體包括了準備、實施、終結過程中產生的一系列審計檔案,這就在一定程度上要求審計工作人員在進行審計時對這三個階段產生的材料進行系統化整理和處理。相關階段的審計報告和取證材料具有不可分割和相互支撐的意義和關系。其中任意一方面的缺失,都會導致其他方面的審計結果失去依據。因此,審計工作人員應該注重項目資料的系統性。

2審計檔案管理中存在的問題

2.1對于審計檔案管理工作的重要性認識不足

        目前存在的情況是,部分審計部門和審計人員沒有充分意識到審計檔案管理工作的極端重要意義,認為審計檔案管理僅僅局限于對于審計資料的歸類整理,對于較小項目的審計檔案管理,工作人員只是單純地記錄和存儲了審計結論和報告結果,并未給予應有的重視和關注于檔案管理工作。另一方面,對于那些項目比較浩大的審計工作,由于缺乏對于審計檔案管理的重要性認識,很多重要資料都在工作審計結束之后出現了丟失和遺漏的現象,這對于后期審計工作的檢查和監督是極為不利的。

2.2審計檔案管理制度有待完善

        作為專業性十分強的檔案,審計檔案需要專門的有關制度進行管理規范和約束。但事實上,目前普遍存在著審計檔案管理經驗不足以及重要性認識不夠的問題,這些現象都會導致審計檔案管理制度不夠完善,并且亟待加強和健全。缺乏相關健全的審計檔案管理制度,會導致審計人員在整理和閱覽審計資料的過程中出現資料遺漏以及信息不完善的問題,這都會給后續的審計工作的效率和準確度帶來了極大的威脅。

2.3審計檔案管理工作規范度有待加強

        由于對審計檔案管理工作的意識不夠,目前很多審計單位存在著一人兼多職的狀況,加之近年來審計人員流轉度和變動幅度極大提高,很多單位的審計檔案管理人員缺乏相關的專業培訓、經驗不足,這些不利因素都會致使檔案管理人員的投入精力和工作狀態呈現惡化趨勢,并且,相關人員如果對檔案管理的程序和環節還是比較陌生,那么實際工作和操作過程也會出現很多的隨意性和不專業現象,這也給審計工作帶來了極大地困難。

2.4審計檔案管理的利用度低

        審計檔案存在的意義,在于其最大化地再現和記錄了審計工作的各個環節和整體過程,同時通過對審計檔案的閱覽也可以了解到審計結果和報告結論,凝結了整個審計工作過程中全體工作人員集體智慧的結晶。作為審計工作的重要記錄,審計資料的失真或遺漏等現象都會在不同意義上削弱了審計檔案的利用價值和意義。目前,隨著信息技術和辦公自動化的廣泛應用和普及,很多審計科室都配備了電腦,進行審計資料的儲存,尚未出現對于電腦在審計檔案的深層次開發和推進,隨著審計工作的不斷升級和多任務高強度的辦公趨勢,如果僅僅使用初級電腦辦公技術進行審計工作,將會極大地降低和制約審計工作的發展速度和前景。

3審計檔案管理中相關問題的改進路徑分析

3.1加強審計人員對于檔案管理的認識

        任何工作的改進和完善,前提在于相關人員加強意識上的提升和重視,這樣,相關問題可以得到較為有效地解決。加強檔案管理工作的重要性認識,首先就必須明確規范整齊、名目清晰的檔案,可以在很大程度上為審計工作提供豐富而有效的原始數據;并且,這些資料可以十分有效地為審計部門進行審計工作人員業績和工作成果考核評定提供書面資料和充足證據;再者,這些珍貴的審計檔案還可以為審計人員后續自身業務專業技能發展和提升提供完善而可靠的教育參考素材,審計人員只有在充分認識了上述檔案管理的極端重要性,才能夠自覺而有效地貫徹落實好審計檔案的管理工作。

3.2建立健全審計檔案管理制度和法規文件

        實現科學有效的管理,完善制度至關重要。立足于整個國家全局的宏觀層面,審計檔案的管理是整個國家總體檔案的一個重要有機組成部分。如果從微觀的經濟活動考慮,加強審計檔案的管理工作,是促進和鞏固本單位審計監督活動的重要一環。在進行相關法律法規文件的落實的出臺時,不僅僅要進行大力度宣傳《檔案法》《審計法》等相關法律條文,讓從事相關工作的人員真正做到知法懂法學法用法,而且還需要密切聯系工作的實際情況,具體問題具體分析,來不斷完善和鞏固審計機關單位的檔案管理制度和工作評價標準,確保審計的檔案管理工作嚴格按照統一標準化要求進行。另外,可以將目標管理方法應用于審計檔案過程之中。最后,如果充分利用審計檔案資源數據庫,借助信息技術交換平臺和互聯網技術,對于整個審計檔案進行歸檔等程序,會極大推進審計檔案管理邁向快捷和便利。

4小結

        審計檔案可以真實而有效地反映審計工作過程中的數據和信息,作為審計工作的一個十分重要的組成部分,加強審計檔案的管理可以有效地保障審計工作的質量和效率,這對于整個審計過程中風險的規避和失誤的減少都具有十分戰略性的意義。綜上所述,加強審計檔案管理并且在針對相關問題進行路徑改進和戰略分析是十分有必要的。(李小紅  湖北省恩施州來鳳縣審計局)

【參考文獻】

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作者:李小紅
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